Kontakt vertiefen, genau hinschauen und situativ handeln
Arbeiten im Homeoffice hat zu einschneidenden Veränderungen in der Arbeitswelt geführt. Der klassische Arbeitsablauf ist bis auf Weiteres ad acta gelegt. Anstatt sich morgens frisch geduscht und gestylt in Richtung Arbeitsplatz aufzumachen, ist nun der nahe gelegene Küchen- oder Esstisch das Ziel. Alles spielt sich zu Hause ab. Der Job hat das private Umfeld erobert, indem jeder mit unterschiedlichen Bedingungen zu kämpfen hat: die einen gegen Einsamkeit, die anderen um jede ruhige Minute.
Tipp 1: Vertrauen ist unabdingbar
Diese außergewöhnliche Situation erfordert einen umsichtigen und feinfühligen Umgang miteinander, dem in erster Linie Vertrauen zugrunde liegt. Sie sollten auf ganzer Linie signalisieren, dass Sie Ihren Mitarbeiter*Innen vollstes Vertrauen schenken. Für eigenverantwortliches Handeln, sich ihre Zeit selbstständig einteilen zu können, um alles unter einen Hut zu bekommen. Überlassen Sie es jedem selbst, zwischendurch kurz die frische Wäsche aufzuhängen. Oder die Fragen ihrer Kinder zum Homeschooling zu beantworten oder einfach schnell die Spülmaschine auszuräumen. Das können sogar ganz sinnvolle Pause sein, um kurz aufzutanken. Denn am Ende zählt das Ergebnis. Wenn das stimmt, ist alles gut.
Achtung: Achten Sie darauf, die notwendigen Rahmenbedingungen zu setzen und diese mit den Mitarbeiter*Innen konkret zu besprechen. Nicht jeder aus Ihrem Team ist gleich gut organisiert, strukturiert und in der Lage, sich selbst zu steuern. Schauen Sie genau hin und entscheiden Sie situativ.
Tipp 2: Mitarbeiter*Innen technisch professionell ausstatten
Statt moderner Schreibtische im Großraumbüro muss nun häufig der Küchentisch herhalten. Der ergonomische Schreibtischstuhl wird durch den Küchenstuhl ersetzt. Auf Dauer ist das sicherlich keine akzeptable Lösung. Sie müssen an dieser Stelle ausdrücklich Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen: Sprechen Sie mit jedem Mitarbeiter persönlich über seine aktuelle Situation. Wie sieht es zu Hause aus? Wird ein Bürostuhl gebraucht? Wie ist die Lichtsituation? Wäre ein zweiter und großer Bildschirm anstelle des Laptops hilfreich? Können die Arbeitsbedingungen verbessert werden? Klären Sie alle relevanten Fragen und überprüfen Sie die Situation in regelmäßigen Abständen immer wieder. Denn selbst wenn heute noch alles gut und richtig erscheint, können morgen Beschwerden auftreten, wie Augen-, Rücken- oder Kopfschmerzen.
Tipp 3: Verbindlichkeit durch Strukturen erzeugen
Regelmäßig stattfindende Videomeetings geben dem Team eine klare Struktur, an der sich jeder orientieren und verlässlich seinen Tag planen kann. Aber Obacht: Meetings sind kein Selbstzweck. Achten Sie tunlichst darauf, dass sie immer gut vorbereitet und zeitlich klar begrenzt sind. Vor allem müssen die Themen relevant und wichtig für alle Beteiligten sein. Sonst verzichten Sie lieber mal auf einen Termin.
Diese regelmäßigen Update-Besprechungen halten Sie auf dem Laufenden. Sie verschaffen Ihnen einen aktuellen Überblick über den Status quo und Sie wissen genau, mit welchen Themen Ihr Team jeweils beschäftigt ist. Das wiederum zeigt Ihren Mitarbeiter*Innen, dass sie nicht ins Leere arbeiten und gibt ihnen ein gutes Gefühl von Verbindlichkeit und Konstanz.
Wurden Ziele erreicht oder gute Ergebnisse abgeliefert, muss mit Lob nicht geknausert werden. Ganz im Gegenteil. Transparentes Feedback ist sehr wichtig und wirkt hochmotivierend.
Tipp 4: Informellen Austausch unter den Mitarbeiter*Innen fördern
Nicht zu unterschätzen ist der berühmte und sehr wichtige Kaffeeplausch in der Kaffeeküche, der seit Anfang der Pandemie vollends fehlt. Warum sind Gespräche ‚off the record‘ so wichtig? Aus diesen konspirativ anmutenden Treffen sind nicht selten großartige und wertvolle Ideen entstanden, die das Unternehmen vorantreiben. Zudem fördert der persönliche Dialog Motivation und gute Stimmung unter den Mitarbeiter*Innen. Sie können deutlich einfacher zwischen den Zeilen lesen und heraushören, was genau los ist.
Solche wichtigen Gespräche finden während der Videomeetings kaum oder nur ganz dezent statt. Früher gab es die Möglichkeit, vor- oder nachher im Nebenraum unter Vier-Augen sprechen zu können. Das findet im Homeoffice natürlich nicht statt, – es sei denn, Sie rufen sich anschließend an und besprechen sich bilateral. Allerdings bleibt die Distanz, die Telefongespräche naturgemäß mit sich bringen. Sich persönlich und face to face auszutauschen ist nicht zu ersetzen. Vieles an Vipes und Energie bleibt auf der Strecke und Sie bekommen nicht alles mit. Die berühmte zwischenmenschliche Chemie ist virtuell nicht zu ersetzen.
Hier gilt: Lieber den Spatz in der Hand als die Taube auf dem Dach. Auch wenn es nicht überprüft werden kann, sollten Sie immer wieder signalisieren, dass der Austausch untereinander durchaus gewünscht ist.
Tipp 5: Anschluss nicht verpassen und wissen, was bei den Mitarbeiter*Innen läuft
Es ist extrem wichtig, dass Sie sich auch außerhalb der Team-Meetings regelmäßig mit Ihren Mitarbeiter*Innen austauschen. Versuchen Sie das aktuelle Stimmungsbild und die mentale Verfassung möglichst unverfälscht einzufangen und je nach Bedarf darauf zu reagieren. Wie kommt der/die Kolleg*In klar und wo hakt es? Echtes Interesse an dem/der Mitarbeiter*In wirkt motivierend und fördert das Vertrauen.
Gerade wenn Mitarbeiter*Innen ihre Kolleg*Innen vermissen und sich im Homeoffice einsam fühlen, können zum Beispiel Team-Projekte helfen. Diese erfordern ein reges Miteinander innerhalb der Mannschaft, wie gemeinsame Brainstorming-Sitzungen oder Diskussionsrunden.
Ein sozialer Austausch neben der Arbeit ist in diesen Zeiten ebenfalls nicht zu unterschätzen. Geben Sie ausreichend Raum für private Themen. Virtuelle Kaffeepausen, gemeinsames Eis essen oder auch Grillabende eigenen sich hierfür sehr gut. Idee: Verschicken Sie für die Grillabende an alle Kolleg*Innen ein Päckchen mit den gleichen Zutaten, wie zum Beispiel Grillwurst, Kartoffelsalat und eine Flasche Bier.
Tipp 6: Toleranzschwelle erhöhen
Machen Sie sich bewusst, dass die Grenzen zwischen privat und Job im Homeoffice gänzlich fließend sind und jederzeit wechseln können. Beispielsweise sitzt eine Mitarbeiterin, Mutter ihres Zeichens, am Küchentisch und wohnt dem regelmäßigen Teammeeting per Video bei. Ihr Kind kommt plötzlich weinend um die Ecke gerannt und zeigt sein aufgeschlagenes Knie. Selbstverständlich muss sie diesen Notfall sofort versorgen dürfen, ohne bis nach Feierabend warten zu müssen.
Schauen Sie immer genau hin und versuchen Sie zu erkennen, was jeder Einzelne braucht. Und entscheiden Sie danach von Fall zu Fall. Der ledige, alleinstehende Mitarbeiter hat eine völlig andere Thematik als die 3-fache Mutter, deren Kinder alle zusammen im Homeschooling betreut werden. Ersterer hadert möglicherweise mit dem Gefühl von Einsamkeit hingegen Letztere vor lauter Arbeit und Trubel nicht weiß, wie sie alles schaffen soll.
Hier ist die Messlatte unterschiedlich anzusetzen. Einerseits gilt es flexibel und individuell zu reagieren, andererseits muss darauf geachtet werden, ein Gefühl von Gerechtigkeit zu wahren. Die Balance muss gehalten werden, damit die Mitarbeiter*Innen untereinander keine Ungleichbehandlung fühlen. Ein Drahtseilakt.
Fazit: Mit seinem Team intensiv in Kontakt bleiben
Es ist sehr wichtig, die Beziehungsqualität im Blick zu behalten. Sowohl innerhalb des Teams als auch mit jeder einzelnen Mitarbeiter*In. Achten Sie unbedingt darauf, dass jedes Teammitglied gleichmäßig integriert ist. Sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass jede einzelne Kollege*In in ausgeglichenem Maße zu Wort kommt. Unerlässlich dafür ist: Genaues Hinschauen, aufmerksames Zuhören, echtes Interesse zeigen und es auch so meinen.